2022年１月から領収書の紙保存が廃止！「電子帳簿保存法」をわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書、請求書など、国税関係帳簿や書類を一定の条件を満たし、電子データ化して保存することを認める法律です。電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。
電子帳簿保存法に関する書類
電子帳簿保存法に関する書類は、「国税関係帳簿書類」を指します。国税関係帳簿書類とは、国税に関わる法律で保存が義務付けされている書類のことで、「国税関係帳簿」「国税関係書類」の２つに分けられます。
①国税関係帳簿
会社の取引やお金の流れを明記したもの。
- 総勘定元帳
- 仕訳帳
- 売上帳
- 仕入帳
- 固定資産台帳など
②国税関係書類
会社の日々の取引や決算に際して使用した書類のことを指します。
- 決算書や決算関係書類
- 契約書
- 見積書、納品書、請求書、領収書 など
保存方法について
電子帳簿保存法で認められている保存法は、「帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類です。保存方法が異なるだけではなく、該当する書類も違うため、詳しく説明していきます。
(電子帳簿保存法の区分・国税庁HPより)
1電子帳簿等保存
帳簿保存の対象書類は、電子帳簿保存法で決まっています。該当書類は以下のとおりです。
| 対象書類の代表例 | |
| 帳簿 | 現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳、売上・仕入帳 |
| 決算書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表 |
| 取引書類の写し | 契約書、領収書、請求書などの控え |
2スキャナ保存
紙媒体で取引先や顧客から受け取った書類をスキャニングして電子保存する際には「スキャナ保 存」要件に対応する必要があります。
書類の種類としては、紙媒体で受領した
- 領収書
- 契約書
- 見積書
- 注文書など
電子帳簿保存法に対応するなら基本的には電子データの保存対応となります。 しかし、相手から紙で受領した領収書や請求書等は、スキャナ保存を行う必要がありますが、ス キャナ保存は義務ではありません。
電子取引
今回の法改正で、最も大きな変化があったのが電子取引になります。 電子上のやり取りで取引が完結した書類のことで、文書の種類ではなく受け取り方になります。 スキャナ保存は紙媒体で受け取った場合の保存方法でしたが、電子取引は以下の取引で行われた ものが対象となります。
- アプリ決済等
- メールで受信した書類
- クラウド上で交わした契約書 など
今回の変更点の一つとして、電子取引で受領したデータは紙での保存ではなく、電子データとし ての保存が義務付けられました。
※本来でしたら2022年1月からでしたが、2年間の猶予期間が設けられ、2024年1月からの変更と なりました。
今のうちにすべきこと・対応策
1電子取引状況の確認
自社の請求書、見積書などを分類した状態に整理し、対象となる取引の量を確認することが必要 です。
2業務フローの見直し
業務フロー、承認フロー自体の見直しは必須です。 承認フローがデジタル化していない場合、電子取引データを紙で印刷することになり、業務の手 間がかかります。紙を使わずにパソコン上で確認、承認を進める仕組み作りが必要となります。
1情報管理の整理と周知徹底
電子帳簿保存法に対応するためには、経理や人事などだけでなく、電子書類の閲覧などに関わる 全ての人がルールを理解しておくことが必要です。 紙ベースでの書類管理とは、保存方法が変わることから、新しく情報管理のルールを設定し、周 知することが求められます。
2電子帳簿・電子書類の管理
電子帳簿・電子書類の保存場所を一つにする必要はありませんが、保存場所が複数であれば、管 理するのが困難です。そのため、一元管理することがポイントになります。
3情報セキュリティ対策
電子データは、紙媒体のように消失したり、紛失することはありませんが、機器の劣化などによ る情報消失、サイバー攻撃による情報漏洩などの可能性もあります。 情報セキュリティ対策は、今以上に必須になってきます。
2024年1月からは、電子取引に関しては電子保存のみが申告書類として認められ、紙や印刷した もののスキャンは認めらなくなります。
そのため、今のうちから取り組むべきことは、多岐に渡ります。対応するにもかなりの時間を要してしまいます。早めに対策に向けて動いていくことが重要です。 効率的に対応したい、もっと詳しく制度の事を知りたいなど、どんな些細な事でも、迷っている ならまずは、お気軽にご相談ください。
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